Существует очень определенный, часто неожиданный эффект, связанный с откладыванием. И он настолько силен, что может сокрушить статистики какой-либо области деятельности, в то время как эта область выглядит неистово работающей.

Завал оказывает вполне определённое скрытое воздействие, о котором зачастую не подозревают. Это воздействие настолько сильное, что статистики области могут рухнуть вниз, хотя будет казаться, что область лихорадочно работает.

ОТКЛАДЫВАНИЕ (определение по Вебстеру): 3. сущ.: продолжительное накапливание невыполненной работы или неиспользуемых материалов; глаг.: накапливать как завал работы.

ЗАВАЛ (словарь Вебстера): 3. Всё увеличивающееся скопление невыполненных заданий или необработанных материалов.

Завал работы происходит по различным причинам. Но двумя главными категориями являются:

Завалы образуются по различным причинам. Но есть два основных класса причин:

(1) НЕВЫПОЛНЕНИЕ и

1) НЕСДЕЛАННЫЕ ДЕЛА и

(2) ВЫПОЛНЕНИЕ НАПОЛОВИНУ.

2) НЕДОДЕЛКИ.

Игнорирование того, что существует завал, отсутствие наблюдения за существующим персоналом, инакомыслящий персонал, нехватка персонала для того, чтобы справляться с обычными и повышенными объемами работы, отсутствие ноу-хау для исправления, отсутствие ресурсов и полный саботаж - вот некоторые причины, влекущие за собой НЕВЫПОЛНЕНИЕ.

Вот некоторые причины НЕСДЕЛАННЫХ ДЕЛ: отсутствие осознания того, что образовался завал; неосуществление управления имеющимся персоналом; наличие у сотрудников иных намерений; нехватка сотрудников, которые должны справляться с обычным или максимальным объёмом работы; отсутствие ноу-хау, необходимого, чтобы справляться с работой; отсутствие ресурсов и, наконец, откровенный саботаж.

ВЫПОЛНЕНИЕ НАПОЛОВИНУ так же плохо, как НЕВЫПОЛНЕНИЕ, так как они сдерживают область и загоняют ее в болото. Предположим, Детройт начал делать полу-автомобили. Все их ресурсы должны быть исчерпаны, и ничего нельзя реально произвести, вдобавок каждый должен будет неистово искать работу; тревоги доведут руководителя до невообразимой степени лихорадки, если не справиться с фактором невыполнения.

НЕДОДЕЛКИ – это также плохо, как и НЕСДЕЛАННЫЕ ДЕЛА, поскольку они постепенно затягивают область в трясину. Предположим, предприятия Детройта стали бы выпускать половинки автомобилей. Все ресурсы предприятий были бы израсходованы, но ничего в действительности не было бы произведено, хотя создавалось бы впечатление, что все сотрудники лихорадочно работают; и если бы не был устранён фактор недоделок, беспокойство руководства переросло бы в невообразимое нервное возбуждение.

Однако выполнение наполовину не всегда видно так, как полавтомобиля. "Вы подготовили просьбу Бест&Компани?" - "О, да" Но это - безнадежный случай, поскольку необходимые бумаги были только наполовину подготовлены и заполнены.

Однако недоделки не всегда являются такими же заметными, как полавтомобиля. «Вы разобрались с иском “Бетс энд компании”?» «Да». Однако дело проиграно, поскольку документы были подготовлены лишь наполовину и лишь половина из них была представлена на рассмотрение.

Те же причины, которые описаны выше для НЕВЫПОЛНЕНИЯ, приводят и к ВЫПОЛНЕНИЮ НАПОЛОВИНУ.

НЕДОДЕЛКИ объясняются теми же причинами (перечисленными выше), что и НЕСДЕЛАННЫЕ ДЕЛА.

Поэтому во многих неудачах мы находим НЕВЫПОЛНЕНИЕ и ВЫПОЛНЕНИЕ НАПОЛОВИНУ.

«Почему» многих провалов заключаются в НЕСДЕЛАННЫХ ДЕЛАХ и НЕДОДЕЛКАХ.

Наиболее ярким проявлением (есть и другие) НЕВЫПОЛНЕНИЯ и ВЫПОЛНЕНИЯ НАПОЛОВИНУ является накопление невыполненной работы.

Важнейшее следствие (есть и другие) НЕСДЕЛАННЫХ ДЕЛ и НЕДОДЕЛОК – образование завалов. Кроме того, не бывает так, чтобы завал существовал просто так, не приводя ни к каким последствиям. До тех пор пока что-либо или кто-либо зависит от действий, осуществляемых областью, в которой образовался завал, на эту область будет оказываться давление или ей будет что-либо угрожать.

К тому же ни один завал не лежит спокойно. Поскольку еще чтонибудь зависит от действий, которые выполняются, то возникнет напряжение или угроза того или иного типа в запущенной области.

Таким образом, когда при осуществлении какой-либо деятельности образуется завал, в результате СОЗДАЁТСЯ НОВАЯ РАБОТА, НЕ ИМЕЮЩАЯ ОТНОШЕНИЯ К УСТРАНЕНИЮ ОБРАЗОВАВШЕГОСЯ ЗАВАЛА.

Следовательно, когда деятельность становится запущенной, ЭТО ВЫЗЫВАЕТ НОВУЮ РАБОТУ. НЕ СВЯЗАННУЮ С УМЕНЬШЕНИЕМ ОБЪЕМА ЗАВАЛА.

Пример. Страховая компания откладывает удовлетворение требований о выплате страхового возмещения, создавая тем самым завал. В компанию начинают поступать тонны запросов с требованием разъяснить причину. Отдел, занимающийся выплатой страхового возмещения, тратит своё время на то, чтобы отвечать на запросы, а не на то, чтобы уменьшать количество неудовлетворённых требований о выплате страхового возмещения. Объём работы удваивается, утраивается, но требования о выплате страхового возмещения остаются неудовлетворёнными.

Пример: страховая компания задерживает возмещение убытков. Потоки вопросов, требующих объяснений. Секция возмещения тратит все свое время на ответы на вопросы, не уменьшая количества претензий. Объем работы удваивается, утраивается, но претензии не оплачиваются.

НАКАПЛИВАНИЕ РАБОТЫ, ПОРОЖДАЮЩЕЕ ЗАВАЛЫ, МГНОВЕННО УДВАИВАЕТ РАБОТУ, ТАК КАК К НЕЙ ДОБАВЛЯЕТСЯ НЕОБХОДИМОСТЬ УДОВЛЕТВОРЯТЬ ТРЕБОВАНИЯ.

ЗАВАЛ КАЖДЫЙ РАЗ УДВАИВАЕТ РАБОТУ, ПРИБАВЛЯЯ ДЕЙСТВИЯ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ВЫПОЛНИТЬ.

Пример. Центральный файл не поддерживается в настоящем времени. Потребность в документах, содержащихся в ЦФ, вынуждает других людей отнимать всё время клерка центрального файла, который в результате тратит его на поиски необходимых документов, раздирая ЦФ на части.

Пример: центральный файл завалил работу по рассортировке текущих документов. Требования документов из него заставляют людей тратить все свое время, разрывая ЦФ на части в поисках нужных частиц.

ЗАВАЛ МОЖЕТ УВЕЛИЧИТЬСЯ САМ ПО СЕБЕ ЗА СЧЁТ ТОГО, ЧТО ОН ПОРОЖДАЕТ БЕСПОРЯДОК, КОТОРЫЙ СВОДИТ НА НЕТ ТО, ЧТО УЖЕ БЫЛО СДЕЛАНО.

ЗАВАЛ МОЖЕТ УВЕЛИЧИВАТЬСЯ ПРИБАВЛЕНИЕМ БЕСПОРЯДКА ИЗ-ЗА ПЕРЕДЕЛЫВАНИЯ ТОГО, ЧТО УЖЕ СДЕЛАНО.

Таким образом, завал уничтожает работу, сделанную в прошлом, создавая в то же время работу на будущее.

Следовательно, завал вытаскивает на свет прошлую работу в то время, как создает будущую.

Пример. Отдел персонала создаёт завалы из своих файлов, что приводит к образованию завалов в области, связанной с назначением на должности. Это перегружает другие области. Эти области наваливаются на отдел персонала с требованием предоставить людей. Отдел персонала оказывается настолько сильно занят тем, чтобы отбиться от этих областей, что не имеет возможности назначать людей на посты. Тем не менее он лихорадочно действует.

Пример: отдел персонала завалил свои файлы, что привело к завалу назначений. Это перегрузило области. Эти области стали с грохотом валиться на отдел персонала, требуя, чтобы он обеспечил их людьми Отдел так занят отражением людей, что не может назначать. Он находится в неистовой деятельности.

ЗАВАЛ НЕ ДАЁТ УСТРАНИТЬ СЕБЯ.

ЗАВАЛ ЗАЩИЩАЕТСЯ ОТ ТОГО, ЧТОБЫ ЕГО УСТРАНИЛИ.

Организацию, в которой есть несколько завалов, начинает лихорадить, и после этого она погружается в апатию.

Решение заключается в следующем:

Организация, имеющая несколько завалов, становится безумной и впадает в апатию.

1. Соберите людей и организуйте аврал, чтобы разгрести самые значительные завалы.

Лечение заключается в следующем:

1. Найдите людей и поручите ВСЕМ работать, чтобы разгрести наиболее значительные завалы.

2. Найдите истинные ПОЧЕМУ завалов и устраните их так, чтобы потом поддерживать состояние настоящего времени (требуйте программу, следования ей и ее выполнения).

3. Проверьте персонал по книге "Проблемы работы".

4. Заставьте сотрудников проделать тренировочное упражнение 0 на их рабочих местах.

5. Предложите им дотрагиваться и отпускать их рабочие материалы или области.

6. Сделайте обзор позиций, которые показывают слабые места и причины невыполнения, выполнения наполовину и завалов.

7. Основываясь на обзоре, проведите жесткую кампанию по излечению от НЕВЫПОЛНЕНИЯ и ВЫПОЛНЕНИЯ НАПОЛОВИНУ.

Когда вы увидите область (или организацию), находящуюся в апатии, знайте, что она прошла через несделанные дела, недоделки и завалы. Уладьте это.

8. Будьте беспощадны к любым зародышам будущих завалов.

Когда вы увидите, что область начинает лихорадить, знайте, что вы смотрите на несделанные дела, недоделки и завалы. Быстро всё это устраните, пока эта область не погрузилась в гораздо худшее состояние – состояние апатии.

Если вы видите область или организацию в апатии, знайте: это проистекает из невыполнения, выполнения наполовину и завалов - и устраните их.

Производство – это основа боевого духа. Несделанные дела, недоделки приводят к завалам. Завалы лишают возможности производить в будущем.

Если вы видите неистово работающую область, знайте, что смотрите на невыполнение, выполнение наполовину и завалы - и устраните их прежде, чем они приведут область к куда более худшему состоянию - апатии.

Таким образом, вы знаете, что ситуация, при которой существуют несделанные дела и недоделки, приведёт к образованию завалов.

Производство - основа морали.

Завалы будут мешать улаживать что-либо дальше.

Невыполнение и выполнение наполовину приводят к завалам.

Завалы, несделанные дела и недоделки – это и есть то, что приводит руководителей в беспокойное состояние.

Завалы разрушают возможность производства продукта в будущем.

За каждым расстройством стоят НЕСДЕЛАННЫЕ ДЕЛА, НЕДОДЕЛКИ и ЗАВАЛЫ.

Таким образом, вы знаете, что невыполнение и выполнение наполовину приводят к завалам.

Так что будьте начеку.

Завалы будут препятствовать попыткам устранить их.

По сравнению с этим весьма взрывоопасным предметом динамит – просто детская забава.

Вот то, что изматывает руководителей.

Не говорите, что я вас не предупреждал.

За спиной каждого провала будут невыполнение, выполнение наполовину и завалы.

Будьте готовы.

Динамит - это леденец на палочке по сравнению с такой взрывоопасной вещью.

Не говорите, что я вас не предупреждал.